Esta guía tiene fines informativos y no reemplaza la asesoría de un contador o abogado. Los requisitos, tarifas y plazos pueden cambiar: verifica siempre en la fuente oficial antes de hacer un trámite.
En muchos negocios pequeños la nómina se arma cada quincena con un reloj checador, una hoja de cálculo y la memoria del encargado. Funciona mientras son tres personas y nadie reclama una hora extra. Un software de control horario registra cuándo empieza y termina cada jornada, y si se conecta con el sistema de nómina, ese dato llega al recibo de pago sin que nadie lo vuelva a escribir.
Esta guía explica qué cambió en la ley, qué datos necesita tu nómina, cómo conectar ambos sistemas paso a paso y qué revisar antes de elegir uno. Si vas a contratar a tu primer empleado, suma también el costo de la nómina a tu plan de negocios.
Qué cambia en 2026 y 2027 para el control de la jornada
La reforma a la Ley Federal del Trabajo publicada en el DOF el 1 de mayo de 2026 fija la jornada máxima en 40 horas semanales (artículo 59), pero no de golpe. Según sus transitorios, baja dos horas cada 1 de enero hasta 2030, y el tope de horas extra pagadas al doble sube en paralelo:
| Año | Jornada máxima semanal | Horas extra al doble por semana |
|---|---|---|
| 2026 | 48 horas | 9 |
| 2027 | 46 horas | 9 |
| 2028 | 44 horas | 10 |
| 2029 | 42 horas | 11 |
| 2030 | 40 horas | 12 |
La misma reforma agregó una obligación nueva para el patrón en el artículo 132, fracción XXXIV: registrar de manera electrónica la jornada de cada persona trabajadora, con su hora de inicio y de fin, y entregarla a la autoridad cuando la pida. La Secretaría del Trabajo (STPS) debe emitir las reglas que dirán a quién aplica y quién queda exceptuado; esas reglas entran en vigor el 1 de enero de 2027. Hasta finales de octubre de 2026 no se habían publicado.
Quien esté obligado y no cumpla se expone a una multa de 250 a 5,000 UMA (artículo 994). Con la UMA de 2026, de $117.31 diarios, eso va de $29,327.50 a $586,550 MXN.
Ojo: la reducción de la jornada no puede bajar sueldos, salarios ni prestaciones (transitorio séptimo). Si tu equipo trabaja 48 horas hoy, en 2027 tendrás que pagar lo mismo por 46 o pagar las dos horas restantes como extra.
Qué datos del control horario necesita tu nómina
El reloj checador no solo sirve para saber quién llegó tarde. Cada registro termina convertido en dinero en el recibo:
- Horas ordinarias: la jornada diurna es de ocho horas, la nocturna de siete y la mixta de siete y media (artículo 61).
- Horas extra al doble: las que pasan de la jornada, hasta el tope semanal de la tabla, se pagan con un 100 % más (artículo 66).
- Horas extra al triple: si se rebasa ese tope, el exceso (hasta cuatro horas por semana) se paga con un 200 % más (artículo 68). La jornada ordinaria más la extra nunca puede pasar de 12 horas en un día.
- Domingos y descansos: quien trabaja en domingo cobra una prima de al menos 25 %, y por cada seis días de trabajo corresponde un descanso pagado (artículos 69 y 71).
- Faltas, permisos e incapacidades: descuentan o no según su tipo, y el sistema debe distinguirlas.
Un ejemplo ilustrativo: una empleada gana $400 MXN diarios por una jornada diurna de ocho horas, o sea, $50 por hora. Si en una semana de 2027 trabaja 9 horas extra, cobra $900 adicionales ($100 por hora). Si trabajara dos horas más, esas dos se pagarían al triple: $300. Calcularlo a mano es fácil una vez; hacerlo para 15 personas cada quincena es donde aparecen los errores.
Esa misma información viaja al SAT. El recibo de nómina se timbra como CFDI con el complemento de nómina, que tiene un apartado propio para las horas extra: días, tipo de hora (doble o triple), número de horas e importe pagado. Si ya facturas, el proceso se parece al de cómo facturar en el SAT.
Cómo conectar el control horario con la nómina paso a paso
- Define jornadas y turnos por escrito Anota en cada contrato el horario, el tipo de jornada y el día de descanso. La ley permite distribuir la jornada de común acuerdo (artículo 58).
- Acuerda con tu equipo cómo se va a registrar App en el celular, terminal con huella, acceso web. Según el artículo 132, el registro electrónico hace prueba plena si se acredita que lo acordaron ambas partes, así que deja ese acuerdo firmado.
- Configura las reglas mexicanas en el sistema Topes de horas extra del año, pago doble y triple, prima dominical y tolerancias de entrada. Revisa la configuración cada enero hasta 2030.
- Haz un corte antes de calcular Cierra el periodo (semana o quincena), revisa las incidencias y deja que cada responsable apruebe las de su área.
- Pasa los datos por integración, no por captura Lo ideal es una conexión directa entre ambos sistemas; si no existe, un archivo de exportación con formato fijo. Volver a teclear las horas es donde se cuelan los errores.
- Timbra y conserva Emite los CFDI de nómina y guarda los registros de asistencia: el artículo 804 obliga a conservar nóminas y controles de asistencia durante el último año y un año después de que termine la relación laboral.
Errores comunes al conectar los dos sistemas
- Redondear a favor del negocio. Si la regla del sistema corta los minutos de salida pero no los de entrada, el trabajador pierde tiempo pagado cada día, y en una revisión eso se nota.
- No separar la comida. El artículo 63 da al menos media hora de descanso en jornada continua, y si la persona no puede salir del lugar de trabajo, ese tiempo cuenta como jornada (artículo 64).
- Dejar las incidencias para el final. Un permiso aprobado por WhatsApp que nunca entra al sistema se convierte en una falta descontada y en un reclamo.
- Olvidar el cambio de enero. Si el tope semanal sigue configurado con el número del año anterior, todas las horas extra salen mal desde la primera quincena.
Qué gana el negocio y qué ganan los trabajadores
Para el negocio, la conexión ahorra horas de cierre, reduce pagos de más o de menos y deja una prueba ordenada si hay una inspección o una demanda. También muestra dónde se va el tiempo: qué turnos acumulan horas extra y cuándo conviene contratar en lugar de pagar tiempo extra.
Para los trabajadores, el beneficio es la transparencia. Pueden revisar sus propias horas, saber por qué su recibo dice lo que dice y reclamar con datos. Las herramientas de gestión del tiempo más amplias suman vacaciones, permisos y turnos rotativos en el mismo lugar, lo que evita que una solicitud se pierda en un chat.
Qué revisar antes de elegir un software
- Que se conecte con tu sistema de nómina, ya sea por integración directa o por un archivo que tu nómina pueda leer sin retoques.
- Que permita registrar desde varios lugares: sucursales, trabajo en campo o desde casa.
- Que tenga las reglas de México configurables, incluidos los cambios anuales de la jornada hasta 2030.
- Que guarde el historial al menos el tiempo que exige el artículo 804, y que puedas exportarlo si la autoridad lo pide.
- Que trate bien los datos personales: si usa huella o reconocimiento facial, actualiza tu aviso de privacidad y explícale a tu equipo qué se guarda y para qué.
Tip: pide una prueba con una quincena real de tu negocio y compara el resultado con tu cálculo manual antes de contratar.
Cuándo conviene dar el paso
La ley dio un periodo de ajuste del 1 de mayo al 31 de diciembre de 2026 para adaptar los procesos. Si tienes empleados en México, este cierre de año es el momento de probar el registro electrónico, porque en enero de 2027 coinciden las reglas de la STPS y el primer recorte de la jornada. Y si todavía estás decidiendo cómo formalizarte, revisa si te conviene ser persona física o moral, porque también cambia cómo das de alta a tus trabajadores.
