Esta guía tiene fines informativos y no reemplaza la asesoría de un contador o abogado. Los requisitos, tarifas y plazos pueden cambiar: verifica siempre en la fuente oficial antes de hacer un trámite.
Qué necesitas antes de tu primera factura
Facturar es una obligación del régimen, no un favor al cliente. Entre las obligaciones de las personas físicas con actividad empresarial, el artículo 110 de la LISR incluye emitir facturas por los ingresos que percibes. Con eso en mente, ten a la mano tres cosas:
- Tu inscripción en el RFC Si todavía no la tienes, el trámite está en la guía para dar de alta tu negocio en el SAT.
- Tu contraseña o tu e.firma El manual del servicio gratuito permite entrar con el RFC y la contraseña, o con la e.firma.
- Tu régimen registrado El portal te pide configurar tu régimen antes de emitir, así que conviene saber en cuál estás. Si dudas entre uno y otro, la guía del RESICO y la de persona física con actividad empresarial lo explican con números.
Para facturar a alguien más, también necesitas los datos de tu cliente. Más abajo está la lista exacta.
Dónde puedes emitir una factura
El SAT enumera en su página Dónde puedo emitir una factura varias opciones:
- El portal gratuito de facturación, el servicio «Genera tu factura», que es el que explicamos en esta guía.
- Factura Fácil, dentro de Mis cuentas.
- Factura SAT Móvil, para emitir desde el celular.
- Mi nómina, para los recibos de tus trabajadores.
- Un proveedor de certificación autorizado (PAC), con su propio sistema.
Según esa misma página, una persona física puede emitir con solo su e.firma en la aplicación gratuita del SAT. Si prefieres un sistema propio o el de un proveedor, es posible que necesites el certificado de sello digital que se tramita en el alta del RFC. Lo explicamos en la guía de alta.
Paso a paso en el portal gratuito del SAT
Los pasos siguen el manual del servicio «Genera tu factura» versión 4.0. El SAT fechó ese manual en abril de 2022, así que los nombres de los botones pueden haber cambiado un poco.
1. Entra al servicio
Entra con tu RFC y tu contraseña, o con tu e.firma. La primera vez, el portal te pide aceptar los términos de uso con tu e.firma.
2. Configura tus datos de emisor
Antes de la primera factura, el servicio pide configurar tu régimen fiscal, el tipo de comprobante, el código postal, la moneda y el método de pago. Se hace una vez y luego cambias lo que haga falta en cada factura.
3. Crea una nueva factura
Elige la opción «Nueva factura». El formulario tiene tres bloques: los datos del comprobante, los datos del cliente y los conceptos.
4. Captura los datos de tu cliente
Este es el bloque que más conviene cuidar. Con la versión 4.0, el SAT pide estos datos del receptor:
- RFC.
- Nombre, tal como aparece en la cédula de identificación fiscal de tu cliente.
- Código postal del domicilio fiscal.
- Régimen fiscal.
- Uso de la factura, que es obligatorio.
- Correo electrónico, que es opcional.
La infografía del SAT sobre los datos del receptor indica que tu cliente los encuentra en su Constancia de Situación Fiscal. Pídele esa constancia, o una captura con esos datos, antes de emitir. Es la forma más rápida de no tener que cancelar después.
5. Describe lo que vendiste
En el bloque de conceptos capturas la clave del producto o servicio, la unidad, la cantidad y el precio. El portal sugiere los impuestos que corresponden, pero tú decides si son correctos. Si tu actividad causa IVA, la tasa general es del 16 %, según el artículo 1 de la Ley del IVA.
Ojo: el portal sugiere, no decide por ti. Si vendes algo que no pagó IVA o tienes retenciones, confirma con tu contador antes de sellar.
6. Guarda, revisa y sella
El servicio ofrece tres botones: Guardar, Vista previa y Sellar. Usa la vista previa para leer la factura completa antes de sellarla, porque corregir una factura ya emitida implica cancelarla, como verás más abajo. Después de sellar, puedes descargar el PDF para mandárselo a tu cliente.
Lo que más se corrige después de emitir
Los errores que más conviene evitar al emitir son tres:
- Datos del cliente mal escritos. Un RFC con una letra distinta, un nombre que no coincide con la constancia o un código postal viejo.
- Régimen o uso equivocados. Son datos obligatorios, y tu cliente es quien sabe cuáles le corresponden.
- Factura duplicada. Emitir dos veces la misma venta obliga a cancelar una.
Pedir la constancia de tu cliente antes de emitir ayuda con los dos primeros.
Cómo cancelar una factura
El SAT tiene un esquema de cancelación con cuatro motivos. Según el esquema de cancelación de CFDI 2026, son:
- 01. Comprobante emitido con errores con relación. Emites una factura nueva que sustituye a la original y el historial queda ligado.
- 02. Comprobante emitido con errores sin relación. Por ejemplo, una factura duplicada o con datos completamente errados, como un RFC incorrecto.
- 03. No se llevó a cabo la operación. La venta no se realizó.
- 04. Operación nominativa relacionada con una factura global. Un cliente pide su factura después de haber quedado dentro de una factura global.
En muchos casos, tu cliente tiene que aceptar la cancelación. Si el CFDI es «cancelable con aceptación», el receptor recibe aviso en su Buzón Tributario y tiene tres días hábiles para aceptar o rechazar. Si no responde a esa primera solicitud, el servicio cancela la factura de forma automática.
No se necesita aceptación en varios casos. Las preguntas frecuentes de cancelación listan, entre otros, las facturas de hasta $1,000 MXN, las de nómina, egreso y traslado, las operaciones con público en general y las canceladas dentro de las 24 horas siguientes a su emisión.
Ojo: esta guía no da un plazo máximo para cancelar, porque las fuentes del SAT que leímos no coinciden. Si necesitas cancelar una factura de meses atrás, revisa la regla vigente con tu contador antes de hacerlo.
Qué hacer si ya cobraste una factura equivocada
Si el error está en los datos del cliente, corrígelo cuanto antes. Para cancelar, elige el motivo que corresponda:
- Si vas a emitir una factura corregida, cancela con el motivo 01 y relaciona la nueva con la original.
- Si la emitiste dos veces, cancela la repetida con el motivo 02.
- Si la venta no se hizo, usa el motivo 03.
Avísale a tu cliente antes de cancelar. Si la factura requiere su aceptación, el aviso le llega a su Buzón Tributario y tiene tres días hábiles para responder.
También pide factura de lo que compras
Facturar no es solo emitir. Cuando compras algo para tu negocio, tú eres el cliente y debes dar tus datos al proveedor. Los mismos datos del receptor que viste arriba, tu RFC, tu nombre, tu código postal, tu régimen y el uso, salen de tu propia Constancia de Situación Fiscal.
Esto importa para tus impuestos. En el régimen de actividad empresarial, las deducciones deben estar efectivamente pagadas y amparadas con factura, como explica la guía de persona física con actividad empresarial. Un gasto sin factura a tu nombre no te sirve para bajar la utilidad. Por eso conviene dar tus datos completos en el momento de pagar y no días después.
Consejos para facturar sin dolores de cabeza
- Pide la Constancia de Situación Fiscal desde la primera venta. Cada dato de la factura sale de ahí.
- Revisa la vista previa siempre. Dos minutos antes de sellar ahorran un trámite de cancelación.
- Guarda cada factura que emitas. La necesitas para tu contabilidad y para tus declaraciones. Para entender qué pagas con esos ingresos, la guía de persona física con actividad empresarial tiene los pagos mensuales y la declaración anual.
