Esta guía tiene fines informativos y no reemplaza la asesoría de un contador o abogado. Los requisitos, tarifas y plazos pueden cambiar: verifica siempre en la fuente oficial antes de hacer un trámite.
Quién tiene que facturar electrónicamente
La regla vigente es la Resolución DIAN 000165 de 2023, que derogó la Resolución 000042 de 2020. Ojo, porque varias páginas de la DIAN todavía citan la norma anterior. En su artículo 7, la resolución obliga a expedir factura electrónica, entre otros, a los responsables de IVA y del impuesto nacional al consumo, a los comerciantes, a los profesionales liberales y a quienes prestan servicios. También a quienes venden productos agrícolas o ganaderos, a los importadores y a los contribuyentes del régimen Simple.
El artículo 8 lista a quienes no están obligados. Entre ellos están los bancos y las cooperativas de ahorro y crédito, los prestadores de servicios digitales desde el exterior y las personas naturales con ingresos brutos inferiores a 3.500 UVT que solo vendan bienes excluidos o servicios no gravados. En 2026, la UVT vale $52.374 según la Resolución 000238 de 2025, así que 3.500 UVT son $183.309.000 COP.
Ojo: la Resolución 227 de 2025 recompiló estas normas con otra numeración. Si vas a citar un artículo en un documento formal, confirma el número vigente en el normograma de la DIAN o con tu contador.
Si no estás seguro de tu caso, empieza por tu RUT: las responsabilidades que tienes inscritas ahí, como el IVA o el régimen Simple, son la pista más clara. La guía del RUT por primera vez explica cómo sacarlo.
Qué necesitas antes de empezar
Según los pasos de la DIAN para ser facturador electrónico, la preparación incluye cuatro cosas:
- El RUT actualizado La DIAN pide revisar, sobre todo, el correo electrónico del contribuyente o del representante legal, porque allí llega la confirmación del registro.
- Un software de facturación Puedes elegir entre tres opciones, que explicamos en la siguiente sección.
- Un certificado de firma digital Puede ser de una entidad autorizada por el ONAC o el gratuito de la DIAN, si usas su software.
- Un dispositivo con internet El registro y la selección del modo de operación se hacen en línea.
Si todavía no has creado tu empresa, la guía para crear una empresa en Colombia y la de la Cámara de Comercio van antes de este trámite.
Tres formas de facturar electrónicamente
La DIAN explica en ¿Cómo puedes facturar electrónicamente? que hay tres caminos:
- Facturación Gratuita DIAN. Es un software sin costo para cualquier persona inscrita en el RUT. Según la página del servicio, permite generar, enviar y recibir documentos sin límite de cantidad, y la DIAN entrega también un certificado de firma digital gratuito con vigencia de dos años.
- Desarrollo propio. Es para quien tiene equipo técnico y construye su sistema con la «caja de herramientas» de la DIAN.
- Proveedor tecnológico habilitado. Es un tercero autorizado que te presta el software. La DIAN publica el listado de proveedores. Esta guía no compara sus precios: pídelos directamente.
Para un negocio pequeño que arranca, la solución gratuita suele alcanzar. Si necesitas algo más a la medida de tu operación, compara las otras dos opciones.
Paso a paso para habilitarte
El proceso tiene siete pasos. Aquí van en el orden que describe la DIAN.
1. Regístrate en la plataforma de habilitación
Entra a la página de la DIAN, elige factura electrónica y luego «habilitación». Indica si eres persona natural o empresa. La DIAN envía un correo de confirmación al correo que tienes en el RUT.
2. Formaliza el registro e informa tu modo de operación
Dentro de la plataforma confirmas el registro y dices qué software vas a usar: el gratuito de la DIAN, uno de un proveedor o el tuyo.
3. Configura tu software y tu certificado
Con la solución gratuita, la guía de la DIAN indica que entras al menú «Participantes», eliges «Software Gratuito» y cargas tu certificado de firma digital en formato .PFX. El sistema genera una numeración de prueba automática.
4. Haz el set de pruebas
Para quedar habilitado debes emitir y enviar 2 facturas electrónicas, 1 nota crédito y 1 nota débito. Antes de eso, crea en el sistema los clientes y los productos o servicios de prueba. Los campos obligatorios llevan asterisco.
5. Pide tu autorización de numeración
Cuando estés habilitado, indicas la fecha en que empezarás a facturar de verdad y pides la autorización de numeración. Las preguntas frecuentes de la DIAN explican que la solicitud lleva el rango consecutivo, la modalidad, el prefijo y el establecimiento de comercio, y que la DIAN da un plazo de 6, 12 o 18 meses para usar el rango.
6. Asocia el prefijo
El prefijo puede tener hasta cuatro caracteres, entre letras y números. En el portal de facturación asocias el rango y el prefijo que la DIAN autorizó.
7. Emite tu primera factura real
Con el rango asociado, creas la factura: completas los campos obligatorios, usas la vista previa, la firmas y la guardas. La guía de la DIAN dice que el sistema envía por correo el XML y la representación gráfica.
Persona natural o empresa: cómo cambia el registro
El registro en la solución gratuita distingue dos casos. Según la guía de la DIAN, eliges «Empresa» si eres persona jurídica o «Persona» si eres persona natural, y adjuntas tu certificado. El resto del proceso, desde el set de pruebas hasta la numeración, es el mismo.
Si eres persona natural con un negocio propio, tu RUT y tu correo son los que cuentan. Si eres una sociedad, como una SAS, el registro se hace con el RUT de la empresa y el correo del representante legal. Por eso conviene revisar ese correo antes de empezar.
Lo que recibe tu cliente
Al emitir una factura con la solución gratuita, el sistema manda por correo el archivo XML y la representación gráfica, que es la versión legible de la factura. Cuando tu cliente pida su factura, revisa que el correo que le registraste sea el correcto antes de firmar. Así evitas reenviarla.
Qué datos del cliente necesitas
El Abecé de la DIAN pide el nombre o razón social y el NIT del adquirente. Si tu cliente es una persona que no da su identificación completa, la Resolución 165 permite registrar «consumidor final» y el número 222222222222. Si el cliente es una empresa o necesita deducir el gasto, pídele su NIT y su razón social completos antes de emitir.
Qué hacer si te equivocas
Las facturas electrónicas se corrigen con documentos que las referencian. Según el Abecé, las notas crédito y débito son los documentos que permiten hacer cambios, ajustes o correcciones a las facturas electrónicas. En la solución gratuita, la nota registra el número de la factura que modifica y el código y la razón de la referencia.
Esta guía no entra en las sanciones por no facturar ni en el detalle de otros documentos, como el documento soporte o el tiquete de punto de venta. Para esos casos, consulta el normograma de la DIAN o a tu contador.
Antes de tu primera factura, revisa esto
- Tu correo en el RUT. Si está desactualizado, la confirmación del registro no te llega.
- Tu certificado de firma. Sin él no puedes firmar ni terminar el set de pruebas.
- Tu rango de numeración. Tiene vigencia de 6, 12 o 18 meses: anota la fecha para renovarlo a tiempo.
- Tu modo de operación. Debe coincidir con el software que de verdad vas a usar, porque de ahí sigue el set de pruebas, según el orden que marca la DIAN.
- Tus datos de cliente. Un NIT mal escrito es un error que luego tendrás que corregir con una nota.
Si estás en el régimen Simple, la guía del régimen Simple de tributación explica cómo se relacionan la facturación y los pagos de ese régimen.
