Esta guía tiene fines informativos y no reemplaza la asesoría de un contador o abogado. Los requisitos, tarifas y plazos pueden cambiar: verifica siempre en la fuente oficial antes de hacer un trámite.
Qué es el RUT y por qué lo necesitas
El Registro Único Tributario, o RUT, es el mecanismo que usa la DIAN para «identificar, ubicar y clasificar» a quienes tienen obligaciones con ella, según la página oficial del trámite. Cuando te inscribes, la DIAN te asigna el NIT, el número único con el que te identificas ante la entidad. Con ese número vas a pagar impuestos, abrir una cuenta empresarial en un banco y, más adelante, expedir facturas.
La obligación sale del Decreto 678 de 2022: deben inscribirse quienes tengan obligaciones administradas por la DIAN, entre ellos las personas naturales con actividad económica y las personas jurídicas. Y hay una regla de tiempos que conviene tener clara desde el principio: la inscripción debe hacerse «en forma previa al inicio de la actividad económica». No es un trámite para después de la primera venta.
Dos datos tranquilizadores. El primero es el costo: según la DIAN, la inscripción «no tiene ningún costo, el trámite es completamente gratuito». El segundo es la vigencia: el RUT tiene «vigencia indefinida» y no se exige su renovación. No se vence, pero sí se actualiza cuando tus datos cambian, y de eso hablamos más abajo.
Esta guía es para quien empieza. Si todavía no has decidido si trabajar como persona natural o crear una sociedad, la guía de cómo crear una empresa en Colombia compara las opciones antes de que tramites nada. Y si tu duda es cuánto vas a pagar de impuestos, revisa la guía del Régimen Simple de Tributación.
Cuál de los tres caminos te toca
Aquí está el primer error de la mayoría: creer que hay un solo trámite. Según cómo vayas a trabajar, el RUT se saca en un lugar distinto.
- Persona natural que no hace actividades mercantiles. La DIAN dice que la inscripción electrónica es para las personas naturales con cédula colombiana «que no realicen actividades mercantiles». Un ejemplo típico es quien presta servicios profesionales por su cuenta. Este camino es el del portal de la DIAN y es el que se explica paso a paso más abajo.
- Persona natural comerciante. Si vas a vender productos o a ejercer el comercio de forma habitual, la DIAN remite a las cámaras de comercio y a la Ventanilla Única Empresarial (VUE). El RUT va junto con la matrícula mercantil. La guía de cómo sacar la Cámara de Comercio explica los documentos, los pasos y el costo.
- Sociedad, como una SAS. El RUT se tramita al constituirla. En 2022, la DIAN y la Cámara de Comercio de Bogotá eliminaron el paso del Pre-RUT: el NIT se obtiene a través del formulario RUES en el mismo trámite de la matrícula mercantil. La CCB lo anunció para Bogotá y 59 municipios de Cundinamarca. Si tu cámara es otra, pregúntale cómo lo maneja. Para ver cómo se crea la sociedad de principio a fin, mira qué es una SAS y cómo crearla.
Ojo: muchos tutoriales en internet todavía hablan del Pre-RUT, y en el sitio de la DIAN siguen publicadas guías antiguas que lo describen sin fecha. Sigue solo el flujo vigente de la página del trámite.
Paso a paso para sacar el RUT en línea en la DIAN
Estos son los pasos de la guía oficial de la DIAN para la inscripción en línea. Antes de empezar, ten a la mano tu cédula, un correo electrónico al que tengas acceso y el celular.
- Entra al portal de la DIAN En la página de la DIAN, en «Temas de interés», ve a «RUT – Definir tipo de inscripción».
- Acepta la política de datos y elige el tipo de persona Marca persona natural o persona jurídica según te corresponda.
- Llena tus datos de identificación Escríbelos tal como aparecen en tu documento.
- Selecciona los motivos de la inscripción Es la razón por la que te estás registrando.
- Escribe y confirma tu correo electrónico El sistema te envía un código de verificación. Lo usas para continuar.
- Carga tu documento de identidad La DIAN indica que puedes usar una foto de tu cédula física. La imagen debe verse nítida.
- Carga una foto de tu rostro Se hace donde el sistema te lo indica.
- Completa las secciones restantes y formaliza Aquí van la actividad económica, la dirección y las responsabilidades.
- Descarga tu RUT Se activa el botón de descargar el PDF, y la DIAN te envía un correo con la notificación y el RUT adjunto.
Según el Abecé de la inscripción en línea, tus datos se validan en línea con la Registraduría Nacional del Estado Civil, y el PDF del RUT se entrega de inmediato. La DIAN indica que solo debes acercarte a un punto de atención si el trámite es para un menor de 18 años o para un extranjero.
Dato: el trámite es gratuito. Si alguien te cobra por «sacarte el RUT», la propia DIAN recomienda evitar intermediarios.
Qué datos tener listos antes de empezar
El paso 8 es el que más tiempo toma, porque ahí decides cosas que después afectan lo que te toca declarar. Antes de abrir el formulario, ten claros estos datos:
- Tu dirección y tus datos de contacto. La dirección del RUT es la que la DIAN usa para ubicarte y notificarte. Escríbela completa y revisa que el correo y el teléfono sean los que vas a usar de verdad.
- Tu actividad económica. Se reporta con códigos CIIU, la clasificación de actividades que la DIAN adoptó con la Resolución 114 de 2020, vigente desde el 1 de enero de 2021. Elige la actividad que realmente vas a hacer y pon primero la principal. La guía de cómo sacar la Cámara de Comercio explica cómo elegir los códigos cuando también te matriculas.
- Tus responsabilidades. Son las obligaciones que quedan registradas en tu RUT.
Las responsabilidades del RUT: cuáles vas a ver
En la casilla de responsabilidades aparecen códigos numéricos. La lista oficial de la DIAN tiene decenas, pero estos son los que más vas a encontrar en un negocio pequeño:
- 05, impuesto sobre la renta y complementario, régimen ordinario.
- 47, Régimen Simple de Tributación.
- 48, impuesto sobre las ventas (IVA).
- 52, facturador electrónico. La DIAN lo define como el sujeto obligado a expedir factura electrónica, notas débito y notas crédito.
No marques responsabilidades por intuición. Cada una te genera obligaciones de declarar y de pagar, y elegir mal puede costarte tiempo o sanciones. Si tienes dudas sobre cuáles te corresponden, esa es la consulta que sí vale la pena hacerle a un contador antes de formalizar el RUT.
Con la factura electrónica hay una excepción útil. Según la infografía de la DIAN sobre el RUT en facturación electrónica, cuando te habilitas como facturador la actualización del RUT es automática y se agrega la responsabilidad 52. Para habilitarte, la DIAN pide tener el RUT actualizado, aprobar el set de pruebas y contar con un certificado de firma digital autorizado por la ONAC.
Cuánto cuesta y cuánto tarda
El costo es cero, tanto para inscribirte como para actualizar el RUT después. Sobre el tiempo, la DIAN indica que el PDF se entrega de inmediato cuando terminas en línea, con la validación de identidad hecha. Lo que sí cambia de una persona a otra es el tiempo que te tome reunir y revisar los datos.
Si el RUT se tramita junto con la matrícula mercantil en la Cámara de Comercio, el costo que pagas es el de la matrícula, no el del RUT. La CCB explica que el NIT se obtiene de forma automática en ese trámite, y el valor de la matrícula depende de tus activos.
Lo que nadie te dice sobre el RUT
Los instructivos explican el trámite. Estos son los puntos que suelen costar plata:
- No inscribirte a tiempo tiene sanción. El artículo 658-3 del Estatuto Tributario, según un oficio de la DIAN, prevé la clausura por un día por cada mes o fracción de retraso, o una multa de una UVT por cada día de retraso para quienes no tengan establecimiento. En 2026 la UVT vale $52.374, según la Resolución 000238 de 2025. Confirma siempre el texto vigente del artículo antes de decidir con base en una cifra.
- Actualizar tarde también cuesta. Los datos del RUT se actualizan dentro del mes siguiente al cambio. El mismo artículo, según otro oficio de la DIAN, fija una multa de una UVT por cada día de retraso, y de dos UVT por día cuando se trata de la dirección o de la actividad económica. Con la UVT de 2026, esos valores son de $52.374 y de $104.748 por cada día.
- La dirección en línea tiene un tope. La DIAN indica que el cambio de dirección por la vía virtual se limita a dos veces en seis meses. Si necesitas más, hay que pedir cita.
- Las responsabilidades se agregan, no se quitan. Según el Abecé de la actualización, en general no se eliminan, salvo excepciones. Por eso conviene pensar bien cada una antes de marcarla.
- Revisa los datos antes de formalizar. Los nombres, los apellidos, la dirección, el correo y el teléfono deben coincidir con lo que realmente usas. Un correo mal escrito significa que el RUT y las notificaciones de la DIAN llegan a otra persona.
- El RUT no es la matrícula mercantil. Tener RUT no te convierte en comerciante registrado. Si tu actividad es comercial, la matrícula en la cámara es un trámite aparte, aunque se hagan juntos.
Cuándo toca actualizar tu RUT
Aunque no se renueve, el RUT tiene que reflejar tu situación. El plazo para actualizarlo es de un mes después del hecho que genera el cambio, y la actualización no tiene costo. Algunos casos típicos son el cambio de dirección, el cambio de actividad económica o la necesidad de agregar una responsabilidad nueva.
La DIAN explica la actualización en su Abecé: se puede hacer en línea o con cita. Hazla cuando el cambio ocurre, no cuando te lo pide un cliente o un banco.
Qué sigue después de tener el RUT
Con el NIT en la mano, el siguiente paso depende de lo que vayas a hacer. Si vendes productos o tienes un local, matricúlate: la guía de cómo sacar la Cámara de Comercio te dice cómo. Si estás pensando en una sociedad, mira qué es una SAS y cómo crearla. Y si todavía estás armando el plan completo, vuelve a la guía de cómo crear una empresa en Colombia, que ordena los trámites en secuencia.
